Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Teijo-Talot Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.5.2018. Viimeisin muutos 13.7.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Teijo-Talot Oy
Y-tunnus 1607274-6
Joutnantie 73, 25500 PERNIÖ
Puh. 027 217 100

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mika Vuorio, 027 217 100, etunimi.sukunimi@teijotalot.fi

3. Rekisterin nimi

Teijo-Talot Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

Henkilötietojen pääasiallisena käyttötarkoituksena on toimia rekisterinpitäjän markkinointi- ja asiakasrekisterinä. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen. Rekisteriä käytetään muun muassa rekisterinpitäjän asiakastietojen ylläpitoon tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen asiakkaalle, laskuttamiseen ja asiakastapahtumien varmentamiseen, osapuolien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, asiakassuhteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen sekä tilastointiin ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan (mukaan lukien näiden kohdentamiseen), segmentointiin, palveluiden toteuttamiseen ja personointiin, väärinkäytösten ehkäisemiseen ja tutkimiseen, liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Rekisteröityä koskevia ostos-, käyttö- ja asiointitietoja käytetään rekisteröidyn toimintojen analysointiin ja profilointiin sekä rekisteröidylle tarjottavien etujen ja asiakkuuden tietosisällön kehittämiseksi ja kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä yksin tai yhdessä rekisterinpitäjän muiden henkilörekisterien kanssa. Tietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän valikoimissa yhteistyökumppaniyrityksissä henkilötietolain mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan käsitellä suoramarkkinointiin asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää sen käyttötarkoituksen kannalta olennaisia muun muassa seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Perustiedot, kuten etu- ja sukunimet, yhteystiedot (kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet), yritys ja titteli, rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot.

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta, palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi asiakasnumero) ja sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
tunnistettuna asiakkaana tehtyjen ostojen tiedot ja ostoprosessin eri vaiheet ja tapahtumat, valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot, pankkiyhteystiedot, maksuttomien palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeet), rekisteröityyn kohdistetut ja muut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot.

Asiakkuushistoria: asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esimerkiksi reklamaatiot ja muut palautteet), suoramarkkinointiluvat ja – kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot, rekisteröidyn tuottama tai häntä koskeva aineisto (esimerkiksi rekisterinpitäjään liittyvässä sosiaalisessa mediassa tuotettu aineisto ja viestintä), tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot, muut palvelun käytöstä kerätyt ja siitä johdetut tiedot, kuten evästeiden avulla kerättyihin tietoihin perustuvat käyttäytymistiedot, henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä, yhdistyksen tai liiton jäsenyys, muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Yritystä koskevat tiedot: yritys, asema työpaikalla, tehtäväalue yrityksessä, yrityksen toimiala, henkilölukumäärä, liikevaihto, yrityksen katuosoite, postinumero ja –toimipaikka, puhelinnumero tai matkapuhelinnumero työhön, työsähköpostiosoite.

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluita tilanneista ja käyttäneistä henkilöistä.

Tietoja voidaan täydentää rekisterinpitäjän muista rekistereistä tai myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen puolestaan tilauksen tai ryhmätilauksen tehneeltä taholta puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä evästeiden, lomakkeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tämän lisäksi henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän sosiaalisen median kanavista, joissa rekisteröityneistä henkilöistä on tietoa saatavilla.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

Tiedot tiettyyn ammattiliittoon tai –ryhmään kuulumisesta voidaan saada ulkopuoliselta yhteistyökumppanilta.

Mikäli asiakas on rekisteröitynyt rekisterinpitäjän verkkopalveluun tai mobiilisovellukseen, evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla kerättyjä ns. havainnoituja tietoja voidaan yhdistää asiakkaalta muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjällä on oikeus siirtää henkilötietoja käsiteltäväksi Euroopan talousalueella ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka avustavat sisältöjen ja palveluiden toimittamisessa. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän myymän palvelun tai sen osan tuottajalle tai rekisterinpitäjän yhteistyökumppanille, jolla on asiallinen yhteys kyseisen tuotteen tai palvelun kanssa. Yhteistyökumppaneilla ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterinpitäjän asiakkaisiin liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän ja sen lukuun toimivien palveluntarjoajien työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Käsiteltävää aineistoa säilytetään tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä ilman valvontaa.

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmän käyttöoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien palveluntarjoajien työntekijöillä, joilla on järjestelmään pääsyyn vaadittavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Oikaisupyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun: asiakaspalvelu@teijotalot.fi, p. 027 217 100. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle asiakaspalvelu@teijotalot.fi, p. 027 217 100. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröity voi poistaa tai estää rekisterinpitäjän palveluissa olevat evästeet selaimen asetusten avulla.