09 huhti Miten hankkia tilat? Osa 1
Terveiden ja turvallisten tilaratkaisujen hankintaopas kunnille ja kaupungeille
Olemme laatineet hankintaoppaan, johon olemme koostaneet vinkkejä ja ohjeita tilaratkaisujen hankinnasta vastaaville tahoille. Tämä opas vastaa kysymyksiin, kuten Miten valita hankintaan sopiva kilpailutusmenettely? Millaisia tavoitteita rakennushankkeelle voidaan asettaa? Mitä hankintailmoituksessa voidaan vaatia? Tässä osassa käydään läpi kilpailutusprosessin eteneminen sekä annetaan 5 ohjetta hankintailmoituksen laatijalle.
Miten kilpailutus etenee?
Kilpailutuksen 4 steppiä
1 | hankesuunnittelu
Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu sisältäen mm. hankkeen tavoitteet, tilaohjelman, luonnoskuvat ja tonttitiedot.
2 | tarjouspyyntö
Hankintamenettelyn valinta, tarjouspyynnön laatiminen ja julkaiseminen julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa eli HILMAssa.
3 | tarjousten käsittely
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi, tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja tarjousten vertailu ja pisteytys.
4 | valinta ja sopimus
Hankintapäätöksellä valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt tarjoaja, jonka kanssa solmitaan urakkasopimus.
5 ohjetta hankintailmoituksen laatijalle
1. ilmoita hilmassa
Hankintailmoitusten avoimuusvaatimus täyttyy ilmoittamalla kaikista yli 150.000 euron rakennusurakoista sähköisesti HILMAssa eli osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.
2. valitse hankintamenettely
Punnitse hankintaan parhaiten soveltuva hankintamenettely: avoin, rajoitettu tai neuvottelumenettely. Muista myös puitesopimusjärjestely, mikäli samankaltaisia hankintoja on lähiaikoina tulossa lisää. Miten hankkia tilat? -oppaan osassa 2 lisää hankintamenettelyistä ja niiden valinnasta.
3. aseta aikataulu
Arvioi tarjouksen laatimisen ja toimittamisen vaatima aika kohteen koon ja suunnittelun vaativuuden pohjalta. Avoimessa hankintamenettelyssä tarjousten jättämiselle on varattava vähintään 35 päivää. Harkitse riittääkö minimiaika suunnittelun laadun varmistamiseksi.
4. määritä tavoitteet
Hankinnalle voidaan asettaa tavoitteita, kuten rakennuksen sopivuus kaupunkikuvaan, tilojen toiminnallisuus, sisäilman laatu, kosteudenhallinta ja toteutettavuus.
4. määritä vähimmäisvaatimukset
Vähimmäisvaatimukset varmistavat, että tarjottava ratkaisu täyttää tilaajan asettamat toiminnalliset vaatimukset sekä rakennusluvan saamisen edellyttävät vaatimukset, kuten rakennuksen sijoittelu tontilla. Lue hankinnalle asetettavista vähimmäisvaatimuksista ja muista hankintakriteereistä osasta 3.
Hankintalain pykälistä kannattaisi unohtaa käytöstä valintaperusteena halvin hinta; pieni hinta on numero, joka ei aina takaa pitkän tähtäimen kokonaistaloudellista lopputulosta.
Kosteuskoordinaattori PRO,
projektipäällikkö Heidi Karlsson,
Teijo-Talot Oy